Quali dati preparare prima di cambiare gestionale condominiale.

1. Identifica la sorgente e conserva l’originale

Annota nome e versione del gestionale, data dell’esportazione, formato, dimensione e studio a cui appartiene l’archivio. Distingui un backup completo da un elenco esportato: possono contenere informazioni diverse.

Conserva l’originale e prepara soltanto i dati necessari alla verifica attraverso il canale concordato. Evita di correggere direttamente il file per farlo accettare: una trasformazione può eliminare identificativi o collegamenti utili a ricostruire la provenienza.

2. Compila una checklist dell’archivio

1. Condomìni e unità: registra i conteggi disponibili e gli identificativi usati dal gestionale.
2. Persone e contatti: verifica quali campi vengono esportati e come ogni persona è collegata alle unità. Due nomi simili non dimostrano che si tratti della stessa persona.
3. Fornitori: distingui le anagrafiche dagli altri elenchi e segnala eventuali duplicati da chiarire.
4. Documenti e altri dati: indica che cosa è incluso, che cosa resta fuori e se gli allegati richiedono un’esportazione separata.
5. Dati contabili, se presenti: conserva periodo e riferimenti della sorgente per il confronto. La presenza di un importo non dimostra da sola che il suo significato sia stato ricostruito correttamente.

L’inventario descrive ciò che possiedi, non ciò che sarà automaticamente importabile. Elenca anche le parti mancanti o ancora da verificare.

3. Verifica il formato prima di pianificare il passaggio

La compatibilità dipende dal gestionale, dalla versione, dal formato e dal contenuto effettivo della sorgente. Estensione del file e disponibilità del caricamento non bastano a certificare il trasferimento. Anche dimensioni, numero di record e struttura dell’archivio devono rientrare nei limiti del percorso disponibile.

In B1 il percorso di acquisizione può conservare un archivio originale senza poterne ancora estrarre i dati: alcuni formati nativi attendono un parser verificato. Un archivio acquisito in attesa di verifica non è una migrazione completata. Il caso specifico va controllato prima di promettere tempi o copertura.

4. Confronta l’anteprima con un controllo indipendente

Prepara i conteggi dalla sorgente e confrontali con l’anteprima: condomìni, unità, persone, fornitori e relazioni realmente presenti. Ogni differenza deve avere una spiegazione; un totale uguale non garantisce che i collegamenti siano corretti.

Controlla anche un campione di casi semplici e complessi, inclusi dati mancanti e identità ambigue. Le proposte automatiche richiedono verifica: i punti irrisolti restano visibili e non diventano approvazioni implicite.

5. Distingui approvazione e verifica finale

Prima di applicare il trasferimento, chiarisci le differenze e fai approvare il piano alla persona autorizzata dello studio. Dopo l’importazione serve un ulteriore controllo di esito, copertura e coerenza con la sorgente, insieme al controllo umano a campione.

Finché il percorso non supera le verifiche previste, il vecchio gestionale resta il riferimento per quel trasferimento. Non considerare il nuovo archivio completo perché il caricamento è terminato.

Un esempio: due elenchi non fanno un archivio completo

Lo studio esporta persone e unità in due fogli, ma manca il dato che le collega. I conteggi possono tornare e i nomi possono sembrare corretti; rimane però da dimostrare quale persona sia associata a quale unità. Segnala il collegamento mancante e verifica se la sorgente può fornirlo, prima di approvare il passaggio.

Prepara anche la continuità del lavoro

Oltre ai dati, elenca le pratiche aperte, chi le segue e i prossimi ricontrolli. Leggi come preparare una consegna nel team e organizzare le scadenze dello studio. La panoramica B1 presenta gli strumenti; l’indice delle guide raccoglie gli altri metodi operativi.